Como configurar notificações de consulta no WhatsApp

No ByDoctor, a notificação de consulta pelo WhatsApp tem três frentes independentes: o aviso automático ao criar o agendamento, o link de confirmação enviado sob demanda a qualquer momento e as automações recorrentes de lembrete — cada uma com seu próprio interruptor, em telas diferentes do sistema.

O que você vai aprender

• Onde ativar o aviso automático de WhatsApp ao criar um agendamento, e por que ele pode aparecer desligado
• Como enviar o link de confirmação de uma consulta já marcada, e por quanto tempo esse link funciona
• Onde ver se o paciente já abriu e confirmou a mensagem
• Como ativar ou criar automações de lembrete e outras mensagens que disparam sozinhas
• De qual número essas mensagens saem, e quantas estão incluídas no plano por padrão

O problema

Avisar o paciente sobre uma consulta, confirmar a presença dele e lembrá-lo de novo perto da data são três tarefas diferentes. Feitas por telefone, elas consomem o tempo da recepção uma a uma, para cada paciente, todos os dias. Quando isso não acontece, a clínica só descobre que o paciente esqueceu quando ele não aparece.

No ByDoctor essas três tarefas não têm um único botão "notificação" que resolve tudo: cada uma vive na sua própria tela, com seu próprio interruptor. Isso dá mais controle: dá para mandar o aviso de agendamento sem ligar o link de confirmação, por exemplo. Mas também significa que, se você só configurou uma delas, as outras duas continuam desligadas por padrão, mesmo parecendo que "o WhatsApp já está configurado".

É comum uma clínica achar que o aviso de agendamento sai sozinho desde o primeiro dia, ou que a automação de lembrete padrão já está enviando mensagens, quando na verdade as duas nascem desligadas até alguém ativar o interruptor certo.

Quando usar cada notificação

O aviso automático ao criar o agendamento serve para o momento em que a consulta é marcada: o paciente recebe a confirmação na hora, sem a recepção precisar mandar nada à parte. Use-o sempre que o paciente tiver telefone cadastrado e você quiser que ele saia do agendamento já com os detalhes em mãos.

O link de confirmação manual é para quando uma consulta específica precisa de uma resposta: um paciente que ainda não confirmou, um encaixe que você quer garantir antes do dia. Ele só funciona enquanto o agendamento está com status Agendado, então perde sentido depois que a consulta já foi confirmada, cancelada ou realizada.

Já as automações servem para o que se repete em toda consulta, sem ninguém precisar lembrar de mandar nada: um lembrete alguns dias antes, uma orientação de preparo, um pedido de retorno depois de uma falta. Se o objetivo é ter essa cadência funcionando sozinha, o guia sobre lembrete de consulta pelo WhatsApp aprofunda como montar o modelo de mensagem e escolher o horário de envio.

Erros comuns

Achar que o aviso de agendamento já sai habilitado. Ele nasce desligado em todo agendamento novo, e o interruptor só fica clicável depois de escolher o paciente.

Reenviar o link de confirmação esperando renovar o prazo. Enquanto o link anterior ainda for válido, reenviar reaproveita o mesmo link. O prazo de 7 dias só recomeça depois que ele expira.

Esperar encontrar o botão de enviar o link numa consulta que já foi confirmada, cancelada ou realizada. Ele só fica disponível enquanto o status é Agendado.

Supor que a automação padrão Lembrete de consulta já está funcionando. Toda clínica nova recebe essa regra pronta, mas ela é criada desligada — é preciso abrir o interruptor em Automação, na aba Automações.

Em resumo

Notificar o paciente pela consulta no WhatsApp do ByDoctor envolve três controles separados: o interruptor Notificar paciente via WhatsApp na tela de agendamento (desligado por padrão), o botão Enviar da linha Link de confirmação dentro do agendamento (ativo só enquanto ele está Agendado) e as automações de Automação, na aba Automações, para lembretes e outras mensagens recorrentes. Os três saem pelo mesmo número, configurado na aba WhatsApp do mesmo menu.