Como adicionar usuário no sistema da clínica ByDoctor
Adicione alguém à equipe da clínica com um convite por e-mail: escolha o perfil, defina se atende pacientes e o ByDoctor decide sozinho se a conta já existe.
No ByDoctor, adicionar alguém à equipe é abrir Minha Clínica → Usuários → Novo usuário e preencher e-mail e perfil (Profissional, Colaborador ou Administrador). Quem já tem conta no sistema aceita o convite dentro do próprio ByDoctor, válido por 7 dias; quem é novo recebe um e-mail para criar a conta pelo Clerk.
O que você vai aprender
- Como abrir o convite de um novo membro em Minha Clínica → Usuários
- O que muda quando a pessoa convidada já tem conta em outra clínica ByDoctor
- Como escolher a Permissão (Profissional, Colaborador ou Administrador) e se a pessoa atende pacientes
- Por quanto tempo um convite fica válido, e como reenviá-lo ou revogá-lo
- Onde acompanhar quem já aceitou, recusou ou ainda não respondeu
O problema
Toda clínica que cresce enfrenta a mesma dúvida na hora de trazer alguém pra equipe: essa pessoa já usa o ByDoctor em algum outro lugar, ou é a primeira vez dela no sistema? Um profissional que atende em duas clínicas, ou uma recepcionista que já trabalhou num consultório que também usa o ByDoctor, são situações comuns — e pedir pra alguém "criar uma conta nova" quando ela já tem uma só gera login duplicado e confusão sobre qual conta usar depois.
O ByDoctor resolve isso sem perguntar nada pra você: o convite é sempre o mesmo formulário, com e-mail, perfil e se a pessoa atende pacientes, e quem decide o caminho é o próprio sistema, pelo e-mail informado. Se já existe uma conta com aquele e-mail, o convite aparece direto na tela de Convites da pessoa, dentro do próprio ByDoctor. Se não existe, ela recebe um e-mail pra criar a conta pelo Clerk, o provedor de login do sistema. Não existe uma segunda tela pra digitar nome, login e senha de outra pessoa: quem entra sempre cria, ou usa, a própria conta.
Por trás disso, o que muda de verdade é o vínculo entre a pessoa e a sua clínica, não a conta dela. Cada clínica onde alguém trabalha tem seu próprio vínculo — perfil e permissões incluídos — e convidar alguém pra sua clínica nunca mexe no acesso dela em nenhuma outra.
Quando usar cada caminho
Pra alguém que nunca usou o ByDoctor, uma recepcionista nova, por exemplo, o convite dispara um e-mail de criação de conta: a pessoa define a própria senha e já cai direto na sua clínica.
Pra alguém que já tem conta em outra clínica, como um profissional que atende em dois consultórios ou um colaborador que veio de outro cliente ByDoctor, o mesmo convite chega por e-mail e aparece pra ela dentro do próprio ByDoctor, sem passar pelo cadastro do Clerk — ela só aceita.
E se for alguém que você já desativou antes, reenviar um convite pro mesmo e-mail não cria um segundo vínculo. Ao aceitar, o ByDoctor reativa o vínculo antigo, já com o perfil e o Atende pacientes que você definiu nesse novo convite.
Erros comuns
Convidar com um e-mail diferente do que a pessoa já usa em outra clínica ByDoctor é o erro mais caro: em vez de reconhecer a conta existente, o sistema cria uma conta nova, e a pessoa passa a ter dois logins separados sem relação entre si.
Marcar Administrador sem se dar conta do que isso libera. A confirmação extra, "Convidar administrador?", existe por isso mesmo — vale ler antes de confirmar "Convidar mesmo assim", porque esse perfil já nasce com acesso total a usuários, configurações e financeiro assim que o convite for aceito.
Esperar o botão Reenviar aparecer num convite que ainda depende de e-mail de criação de conta. Ele só existe pros convites de quem já tem conta no ByDoctor; pro outro caminho, revogar e enviar um novo convite é a única saída se o e-mail nunca chegar.
Deixar Atende pacientes no valor padrão sem revisar. Ele vem marcado pra Profissional e desmarcado pra Colaborador e Administrador, mas um admin que também atende, ou um profissional que só administra, precisa do interruptor mudado na mão.
Em resumo
Adicionar alguém à equipe no ByDoctor é abrir Minha Clínica → Usuários → Novo usuário, preencher e-mail e perfil, e clicar em Enviar convite. O próprio sistema decide se a pessoa aceita dentro do ByDoctor ou recebe um e-mail pra criar a conta, e você acompanha o status em Convites pendentes até ele ser aceito, recusado ou expirar. O perfil e o Atende pacientes escolhidos aqui são só o ponto de partida — para refinar o que cada pessoa vê e faz depois de entrar, o tutorial de como definir permissões de acesso da equipe mostra onde ajustar. E se você ainda está montando a clínica do zero, o tutorial de primeiros passos no ByDoctor cobre esse mesmo convite dentro do checklist inicial.
Passo a passo no ByDoctor
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Abra Usuários em Minha Clínica e clique em Novo usuário
No menu lateral, abra Minha Clínica e vá até a aba Usuários. No topo da lista, clique em Novo usuário — esse botão só aparece pra quem tem permissão para gerenciar usuários. A página que abre já mostra o título Convidar usuário: no ByDoctor, adicionar alguém à equipe é sempre um convite, nunca um cadastro direto de login e senha.
- 2
Informe o e-mail e escolha a Permissão
Em Email, digite o e-mail da pessoa. Em Permissão, escolha Profissional (acesso total a consultas, pacientes, prontuários, dados financeiros e configurações da clínica), Colaborador (o sistema descreve esse perfil como "acesso a consultas e cadastro de pacientes, sem prontuário nem dados financeiros") ou Administrador (acesso administrativo à clínica: usuários, configurações e financeiro).
- 3
Marque Atende pacientes, se for o caso
O interruptor Atende pacientes já vem marcado por padrão para o perfil Profissional e desmarcado para Colaborador e Administrador, mas dá pra mudar na hora do convite. Ele decide se a pessoa aparece na agenda, acessa o prontuário e pode ser agendada.
- 4
Clique em Enviar convite
Clique em Enviar convite. Se a Permissão escolhida for Administrador, aparece uma confirmação extra, Convidar administrador?, porque esse convite concede acesso administrativo total assim que for aceito. Se o seu próprio login tiver mais de 10 minutos, pode aparecer também uma tela pedindo para confirmar sua senha de novo antes de continuar.
- 5
Acompanhe o status em Convites pendentes
O painel Convites pendentes, ao lado do formulário, mostra o e-mail, a Permissão e o status de cada convite: Pendente, Expirado ou Recusado. Convites para quem já tem conta no ByDoctor podem ser reenviados a qualquer momento pelo botão Reenviar, o que renova o prazo de validade por mais 7 dias a partir desse reenvio; convites por e-mail para quem ainda não tem conta não mostram esse botão. Revogar cancela qualquer um dos dois tipos.
Perguntas frequentes
Existe um formulário para criar login e senha de um novo funcionário direto na clínica?
Não. Em Minha Clínica, aba Usuários, Novo usuário, o único caminho é o convite por e-mail. Não existe uma tela pra digitar nome, login e senha de outra pessoa: quem recebe o convite cria a própria conta, ou usa a que já tem, e define a própria senha pelo Clerk, o provedor de login do ByDoctor.
O que muda se a pessoa convidada já tiver conta em outra clínica do ByDoctor?
Nada muda no formulário: o mesmo e-mail, a mesma Permissão e a mesma opção de Atende pacientes. Só a resposta muda por trás — o ByDoctor identifica pelo e-mail que já existe uma conta e cria o convite dentro do próprio aplicativo, sem o fluxo de criação de conta do Clerk. A pessoa recebe um e-mail avisando do convite, mas aceita direto na tela de Convites do ByDoctor, sem criar senha nova, e passa a ter um vínculo próprio com a sua clínica, sem afetar o acesso dela às outras.
Por quanto tempo um convite fica válido?
Para quem já tem conta no ByDoctor, 7 dias a partir do envio, e cada reenvio reinicia essa mesma janela de 7 dias a partir do momento do reenvio. Para quem ainda não tem conta, o convite chega por e-mail e não tem o botão Reenviar dentro do ByDoctor; se expirar antes de ser aceito, revogue e crie um novo convite.
O que acontece se eu tentar convidar alguém que já é membro ativo, ou que já tem um convite pendente para esse e-mail?
O ByDoctor recusa o envio nos dois casos, mas a mensagem que aparece é genérica, Falha ao enviar convite!, sem dizer qual dos dois motivos foi. Antes de tentar de novo, confira a lista de Convites pendentes: se o e-mail já aparece lá, revogue o convite antigo primeiro; se a pessoa já é membro ativo da clínica, ela já aparece na lista de Usuários.
Convidar alguém como Profissional ou Colaborador já define tudo o que essa pessoa pode ver no ByDoctor?
Define só o ponto de partida. A Permissão escolhida no convite e o Atende pacientes valem assim que o convite é aceito, mas cada um pode ser ajustado depois, pessoa por pessoa, na tela de edição do usuário.