Novo: termos e contratos assinados pelo WhatsApp, com prova no prontuário

O termo para de morar no papel

Imprimir um termo, correr atrás da assinatura na recepção e arquivar o papel em algum lugar é lento. E, quando você precisa da prova — uma reclamação, uma auditoria, um convênio pedindo o consentimento —, o papel nunca está onde deveria estar.

Agora você escreve o documento uma vez, envia o link pelo WhatsApp e o paciente assina pelo celular. A versão assinada fica guardada com data, hora e tudo o que aconteceu no caminho.

Crie o seu modelo

Abra "Configurações" e vá até a aba "Termos e contratos". Clique em "Novo modelo", dê um nome e escolha o tipo: consentimento, contrato, política, autorização ou instruções.

"Modelo da clínica" fica disponível para toda a equipe; "Meu modelo" fica só com você. O tipo e essa escolha não podem ser alterados depois — então decida na criação.

Escolha o que você pede ao paciente

Três ações, e a diferença entre elas importa:

• "Entregar" apenas entrega o documento.
• "Confirmar ciência" pede que o paciente confirme que leu.
• "Assinar" pede a assinatura — e só essa gera um documento assinado.

Escreva o texto e publique

Você escreve na folha A4, exatamente como o paciente vai ver. Use "Variável" para inserir nome do paciente, CPF, data do agendamento e outros dados que se preenchem sozinhos no envio, e "Dados de exemplo" para conferir o documento já preenchido.

Ele salva sozinho enquanto você escreve. Quando estiver pronto, clique em "Publicar": um modelo sem versão publicada não pode ser enviado, e o que já foi assinado mantém a versão com que foi assinado. Corrigir o texto hoje não reescreve o termo que alguém assinou no mês passado.

Envie pelo WhatsApp

Na agenda, abra o agendamento e use o painel de WhatsApp: a linha "Termos e contratos" fica ao lado do link de confirmação. O cadastro do paciente tem o mesmo atalho, na aba de mesmo nome.

Escolha o modelo, confirme a ação e diga quem assina — o paciente ou um responsável legal cadastrado. O link é pessoal e vale por 7 dias.

O paciente lê e assina

O link abre o documento no celular, sem login e sem instalar nada. E tem uma regra que protege a clínica: o botão só libera depois que o paciente chega ao fim do texto — ninguém assina sem passar por ele.

Ele assina com o dedo e confirma. O link morre logo depois, e a confirmação mostra a data e a hora da assinatura.

Acompanhe sem perguntar para ninguém

Tudo o que o paciente recebeu fica na aba "Termos e contratos" dele, com o status em cada card: enviado, visualizado, assinado ou falhou. Do mesmo lugar você reenvia, revoga o link ou invalida um documento.

O histórico mostra passo a passo o que aconteceu e quando.

A prova, se um dia você precisar

"Baixar" entrega o PDF assinado: o documento como foi lido, mais uma página com a assinatura, o nome de quem assinou e a data.

"Evidência" emite um certificado com a linha do tempo, o canal pelo qual foi enviado e os códigos que provam que o documento não foi alterado depois. É a peça que transforma um "ele concordou" em algo demonstrável.

Em resumo

Escreva o termo uma vez, envie o link pelo WhatsApp e o paciente assina pelo celular. Documento assinado e prova ficam no prontuário — sem imprimir, sem correr atrás de assinatura e sem depender de uma pasta física.

Para escrever o conteúdo do seu, veja o modelo e guia do termo de consentimento livre e esclarecido e o que muda com o TCLE digital com assinatura eletrônica. Para os documentos que a clínica emite (e não o paciente assina), veja os modelos de documento e a assinatura digital ICP-Brasil.