Por quanto tempo o prontuário precisa ser guardado?

O prazo mínimo é de 20 anos a partir do último registro do paciente, segundo a Lei nº 13.787/2018. Decorrido esse período, prontuários em papel e digitalizados podem ser eliminados. Para registros mantidos exclusivamente em meio eletrônico certificado, a guarda é permanente.

O que é o NGS2 exigido pela Resolução CFM 1.821?

NGS2 é o Nível de Garantia de Segurança 2 do Manual de Certificação SBIS/CFM. Ele só é concedido a sistemas que usam certificado digital ICP-Brasil para assinatura. Apenas softwares em conformidade com NGS2 atendem à legislação de documento eletrônico e podem ser 100% digitais, sem impressão do prontuário.

Prontuário Eletrônico e CFM: Tudo sobre a Resolução nº 1.821/2007

Q: A Resolução CFM nº 1.821/2007 ainda está em vigor?

Sim. A Resolução CFM nº 1.821/2007 continua vigente e é a norma técnica que autoriza a digitalização e a eliminação do papel no prontuário. Apenas o artigo 10 foi revogado pela Resolução CFM nº 2.218/2018. O restante segue válido e é complementado pela Lei nº 13.787/2018.

Q: Quando o prontuário eletrônico pode substituir o papel?

O prontuário digital substitui o papel quando o sistema atende ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), que exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil. Sem NGS2, o registro eletrônico funciona apenas como apoio e o arquivo físico continua obrigatório, conforme a Resolução CFM nº 1.821/2007.

A Resolução CFM nº 1.821/2007 é a norma que autoriza a digitalização do prontuário e a eliminação do papel no Brasil, desde que o sistema cumpra requisitos técnicos de segurança. Em prontuário eletrônico, ela define o que o CFM aceita como registro digital com valor legal e quando o arquivo físico deixa de ser obrigatório.

A Resolução CFM nº 1.821/2007 é o conjunto de normas técnicas, aprovado pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), que regula a guarda e o manuseio dos documentos do prontuário do paciente em meio digital. Ela autoriza a troca de informação identificada em saúde e a substituição do papel quando o sistema atende ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2). É a base jurídica de qualquer clínica que pretende operar sem arquivo físico.

Os números mostram por que isso importa. Segundo o portal do CFM, o Brasil tem mais de 575 mil médicos em atividade. Boa parte das clínicas que migrou para sistemas digitais nos últimos anos nunca checou o nível de certificação do software — e continua, sem saber, obrigada a manter o papel. Para entender os critérios completos de segurança, vale ler também os requisitos de segurança e certificação do CFM.

Médica revisando prontuário eletrônico em tablet em consultório claro e organizado

O que a Resolução CFM nº 1.821/2007 autoriza na prática?

A resolução autoriza duas coisas: digitalizar prontuários que nasceram em papel e operar o registro do paciente direto em meio eletrônico. Em ambos os casos, ela permite eliminar o documento físico depois de cumpridos os requisitos técnicos. Foi a norma que tirou o prontuário do armário e o colocou no servidor.

Para digitalizar um acervo antigo, o texto exige que o método reproduza todas as informações dos documentos originais, sem perda. Os arquivos digitais precisam ser controlados por um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), com base de dados adequada e indexação eficiente, e devem obedecer aos requisitos do Nível de Garantia de Segurança 2. A eliminação do papel só acontece após análise da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade.

O texto oficial está disponível no PDF da Resolução CFM nº 1.821/2007 e também no acervo do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Quem está montando o fluxo de digitalização do zero encontra um roteiro prático em como implantar o prontuário eletrônico na clínica do zero.

Quem precisa aprovar a eliminação do papel?

A decisão não é do médico isolado. A resolução condiciona a eliminação do arquivo físico à análise da Comissão de Revisão de Prontuários e às normas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade. Em consultórios menores, sem essas comissões formais, a recomendação prática é registrar o processo de digitalização e manter trilha de auditoria de cada documento.

Comissão de Revisão de Prontuários: avalia integridade e qualidade dos registros antes do descarte.
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos: define a tabela de temporalidade e o destino final.
Responsável técnico: garante que a digitalização seguiu o método correto e que os dados são recuperáveis.

Caixas de documentos médicos em papel sendo organizadas para digitalização em arquivo

O que mudou desde 2007: a revogação do artigo 10 e a Lei 13.787/2018

A Resolução nº 1.821/2007 continua em vigor, mas dois marcos a ajustaram. Em 2018, o CFM revogou o artigo 10 e, no mesmo ano, o Congresso aprovou uma lei específica sobre o tema. Saber o que cada um fez evita decisões baseadas em texto desatualizado.

A Resolução CFM nº 2.218/2018 revogou o artigo 10, que tratava de detalhes do processo de certificação. A Lei nº 13.787/2018 consolidou em norma federal a validade jurídica do prontuário digitalizado e fixou o prazo mínimo de guarda. Na prática, o documento digitalizado em conformidade passou a ter o mesmo valor probatório do original para todos os fins de direito.

Norma O que estabelece Status atual

Resolução CFM nº 1.821/2007 Autoriza digitalização e eliminação do papel; exige NGS2 e GED Em vigor (exceto art. 10)

Resolução CFM nº 2.218/2018 Revoga o artigo 10 da Resolução nº 1.821/2007 Em vigor

Lei nº 13.787/2018 Valor probatório do digitalizado e guarda mínima de 20 anos Em vigor

Norma	O que estabelece	Status atual
Resolução CFM nº 1.821/2007	Autoriza digitalização e eliminação do papel; exige NGS2 e GED	Em vigor (exceto art. 10)
Resolução CFM nº 2.218/2018	Revoga o artigo 10 da Resolução nº 1.821/2007	Em vigor
Lei nº 13.787/2018	Valor probatório do digitalizado e guarda mínima de 20 anos	Em vigor

O texto integral da lei está no site do Planalto (Lei nº 13.787/2018). A leitura conjunta das três normas é o que sustenta a segurança jurídica de uma clínica paperless hoje.

O que é o NGS2 e por que ele decide se o papel some?

NGS2 é o Nível de Garantia de Segurança 2 do Manual de Certificação SBIS/CFM, concedido apenas a sistemas que usam certificado digital ICP-Brasil para assinatura do registro. Só o NGS2 atende à legislação de documento eletrônico e libera o prontuário totalmente digital. É o divisor de águas entre apoiar o papel e substituí-lo.

A certificação é conduzida pela Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), em parceria com o CFM. O modelo separa dois patamares de segurança que se acumulam: o primeiro cuida do controle de acesso e da autenticação; o segundo adiciona a assinatura digital obrigatória. Sem o segundo, o sistema é útil, mas não dispensa o arquivo físico.

NGS1: controle de acesso, login individual e autenticação. Atende ao padrão de segurança, mas mantém a necessidade de papel para alguns documentos.
NGS2: incorpora todos os requisitos do NGS1 e exige assinatura digital ICP-Brasil. Permite operar 100% sem papel, com valor legal.

A assinatura digital usa certificado emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Para detalhar como esse requisito funciona no dia a dia, veja o que a lei exige sobre assinatura digital no prontuário. Uma lista de softwares já avaliados está em sistemas de prontuário eletrônico certificados pelo CFM.

Tela de assinatura digital com certificado em estação de trabalho de clínica moderna

Como a clínica aplica a Resolução 1.821 no dia a dia?

Aplicar a norma é menos sobre teoria jurídica e mais sobre processo. A clínica precisa escolher um sistema com o nível de certificação correto, organizar a digitalização do acervo antigo e definir a temporalidade de guarda. Cada etapa reduz risco de glosa, questionamento ético ou perda de dado.

O prazo de guarda é o ponto que mais gera dúvida. A Lei nº 13.787/2018 fixou o mínimo de 20 anos a partir do último registro do paciente; depois disso, papel e digitalizados podem ser eliminados pela Comissão de Revisão de Prontuários. Para os registros mantidos em meio eletrônico certificado, a Resolução nº 1.821/2007 prevê guarda permanente. A regra de ouro: na dúvida sobre o prazo, conserve.

Escolha um sistema NGS2: confirme a certificação SBIS válida antes de assinar contrato. Sem isso, o papel não desaparece.
Digitalize com método auditável: use GED, mantenha indexação e registre quem digitalizou cada documento.
Defina a temporalidade: 20 anos no mínimo; só elimine após aprovação formal da comissão.
Garanta a portabilidade: os dados precisam ser exportáveis em formato legível, sem aprisionamento ao fornecedor.

Tudo isso conversa com a proteção de dados. Como o registro de saúde é dado sensível, o armazenamento precisa seguir a LGPD em paralelo ao CFM; o detalhe está em armazenamento seguro de dados do paciente sob a LGPD.

Perguntas frequentes sobre a Resolução CFM nº 1.821/2007

A Resolução CFM nº 1.821/2007 ainda está em vigor?

Sim, continua vigente e é a norma técnica que autoriza a digitalização e a eliminação do papel no prontuário. Apenas o artigo 10 foi revogado pela Resolução CFM nº 2.218/2018. O restante segue válido e é complementado pela Lei nº 13.787/2018, que deu valor probatório ao documento digitalizado.

Quando o prontuário eletrônico substitui o papel?

Quando o sistema atende ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), que exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil. Sem NGS2, o registro eletrônico funciona como apoio e o arquivo físico continua obrigatório. A certificação é concedida pela SBIS em parceria com o CFM.

Por quanto tempo preciso guardar o prontuário?

O prazo mínimo é de 20 anos a partir do último registro do paciente, conforme a Lei nº 13.787/2018. Depois disso, prontuários em papel e digitalizados podem ser eliminados pela comissão competente. Registros mantidos só em meio eletrônico certificado têm guarda permanente, segundo a Resolução nº 1.821/2007.

Posso jogar fora o papel depois de digitalizar?

Pode, desde que a digitalização siga o método correto, use GED com NGS2 e seja aprovada pela Comissão de Revisão de Prontuários. O resumo das normas e regulamentações do CFM detalha cada condição. Antes do descarte, confirme que os arquivos são recuperáveis e legíveis.

Resumo

A Resolução CFM nº 1.821/2007 segue como a base do prontuário eletrônico no Brasil: ela autoriza eliminar o papel quando o sistema cumpre o NGS2, usa GED e passa pela Comissão de Revisão de Prontuários. O artigo 10 foi revogado em 2018, a Lei nº 13.787/2018 fixou a guarda mínima de 20 anos, e o resto da norma continua valendo. Sem NGS2, o arquivo físico permanece obrigatório.

Para colocar isso em prática, comece confirmando o nível de certificação do seu software antes de qualquer descarte de papel. O prontuário eletrônico do ByDoctor centraliza registro, assinatura e histórico do paciente em um fluxo único, e a agenda integrada conecta consulta e prontuário sem retrabalho. Veja o guia definitivo do prontuário eletrônico para o panorama completo.